In questo documento si descrivono le modalità di gestione del sito Web in riferimento al trattamento dei dati personali degli utenti che lo consultano e si riporta la politica di sicurezza sui dati personali che la società Monasterio di Gianluca Sordini s.a.s. adotta per il Monastero Fortezza di Santo Spirito.

Si tratta di un’informativa che è resa anche ai sensi del regolamento europeo sulla protezione dei dati denominata GDPR UE 679/2016, a coloro che interagiscono con i servizi del Monastero Fortezza di Santo Spirito accessibili dall’indirizzo: http://www.monasterosantospirito.it

L’informativa è resa solo per il sito www.monasterosantospirito.it e non anche per altri siti web eventualmente consultati dall’utente tramite link o banner.

1) Il “Titolare” del trattamento

Il Titolare del trattamento dei dati personali è la società Monasterio di Gianluca Sordini s.a.s. con sede legale in Via Santo Spirito – 67040 Ocre (AQ) nella persona del suo legale rappresentante Gianluca Sordini.

2) Il “Responsabile” del trattamento

Il Responsabile del trattamento dei dati personali relativi ai servizi web di questo sito è la società Monasterio di Gianluca Sordini s.a.s. Via Santo Spirito – 67040 Ocre(AQ) – Email: info@monasterosantospirito.
L’elenco completo ed aggiornato di tutti i responsabili per il trattamento dei dati personali è reperibile, previa richiesta, al Titolare del trattamento.

4) Finalità del trattamento

In questa sezione si riportano le varie finalità di trattamento divise per i servizi web ed i servizi resi direttamente presso la sede del Monastero Fortezza di Santo Spirito.

4.1) Per i naviganti del sito web

I dati personali forniti volontariamente e facoltativamente dagli utenti che inoltrano richieste per ricevere informazioni sui servizi della struttura ricettiva (prezzi, disponibilità delle camere e delle sale congressi, ecc.), sono utilizzati al solo fine di eseguire il servizio o la prestazione richiesta e non sono comunicati a terzi salvo che la comunicazione sia imposta da obblighi di legge o sia strettamente pertinente e necessaria per l’adempimento delle richieste.

In particolare, i dati personali forniti volontariamente dagli interessati del trattamento saranno raccolti con modalità telematiche e trattati, anche con l’ausilio di mezzi elettronici, direttamente e/o tramite terzi delegati (società per il servizio di posta elettronica, società per l’hosting del sito web) per le seguenti finalità:

• Essere contatti dal personale del Monastero Fortezza di Santo Spirito via email per la gestione di esplicite richieste o delucidazioni inserite nel campo “cosa possiamo fare per te” della sezione “Contatti”.
• Predisporre l’erogazione dei servizi in base alle esplicite richieste inserite nel campo “cosa possiamo fare per te”.
  Il trattamento dei dati personali in oggetto può contemplare la gestione di dati sensibili come la richiesta di camera per disabili o di particolari regimi alimentari, la comunicazione di allergie alimentari, la richieste di cuscini o lenzuola anallergici, ecc.
• Verificare la disponibilità della camera richiesta a fronte delle informazioni anonime inserite quali la tipologia di camera, la data di arrivo, la data di partenza, e successivamente per perfezionare l’acquisto del servizio fornendo i propri dati comuni quali nome, cognome, indirizzo email, telefono ed estremi della carta di credito; permettere di effettuare e confermare la prenotazione fornendo a garanzia i dati della propria carta di credito.
• Finalità statistiche in forma anonima (per valutare il numero di accessi, ecc.).

In particolare i dati del titolare della carta di credito fornita a garanzia saranno trattati per le seguenti finalità:

• Per l’inserimento delle anagrafiche dei clienti all’interno del sistema informativo aziendale.
• Per l’emissione di fatture ed adempiere ad obblighi amministrativi, contabili e fiscali.
• Per la gestione degli incassi e dei pagamenti.
• Per applicare la penale in caso di cancellazione della prenotazione.

4.1.1) Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet.

Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti.

In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente.

Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento e vengono cancellati immediatamente dopo l’elaborazione. I dati potrebbero essere utilizzati per l’accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del sito: salva questa eventualità, i dati sui contatti web non persistono per più di sette giorni.

4.1.2) Dati forniti volontariamente dall’utente

L’invio facoltativo, esplicito e volontario di posta elettronica agli indirizzi indicati su questo sito comporta la successiva acquisizione dell’indirizzo del mittente, necessario per rispondere alle richieste, nonché degli eventuali altri dati personali inseriti nella missiva.

4.1.3) Cookies

Visitando http://www.monasterosantospirito.it potete muovervi tra le pagine in forma anonima e avere accesso alle informazioni pubblicate senza rivelare la vostra identità.

Un cookie consiste in un ridotto insieme di dati trasferiti al vostro browser da un server Web e può essere letto unicamente dal server che ha effettuato il trasferimento.

Non si tratta di codice eseguibile e non trasmette virus.

Cookie di prime parti

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• Per consentire di trasferire informazioni da una pagina all’altra del nostro sito web, evitando di dover reinserire le informazioni.
• Per compilare statistiche anonime che ci permettono di capire come gli utenti utilizzano il nostro sito e per aiutarci a migliorare la struttura del nostro sito web

I cookies permanenti
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• Possiamo utilizzare altri cookies permanenti di volta in volta per aiutarci a riconoscere l’utente come visitatore unico quando si torna al nostro sito e di controllare il vostro uso del nostro sito.
• Questo ci permetterà di adattare il contenuto di alcune aree del nostro sito.

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Nessun dato personale degli utenti viene in proposito acquisito dal sito.

Non viene fatto uso di cookies per la trasmissione di informazioni di carattere personale, né vengono utilizzati c.d. cookies persistenti di alcun tipo, ovvero sistemi per il tracciamento degli utenti.

L’uso di c.d. cookies di sessione (che non vengono memorizzati in modo persistente sul computer dell’utente e svaniscono con la chiusura del browser) è strettamente limitato alla trasmissione di identificativi di sessione (costituiti da numeri casuali generati dal server) necessari per consentire l’esplorazione sicura ed efficiente del sito.

I c.d. cookies di sessione utilizzati in questo sito evitano il ricorso ad altre tecniche informatiche potenzialmente pregiudizievoli per la riservatezza della navigazione degli utenti e non consentono l’acquisizione di dati personali identificativi dell’utente.

4.1.4) Facoltatività del conferimento dei dati

A parte quanto specificato per i dati di navigazione, l’utente è libero di fornire i dati personali nei vari moduli di richiesta informazioni a Monastero Fortezza di Santo Spirito.

Il conferimento dei dati personali ed il relativo consenso al trattamento sono necessari per poter usufruire dei servizi offerti.

Il mancato conferimento dei dati, il mancato consenso o la successiva revoca può comportare l’impossibilità di ottenere quanto richiesto.

4.1.5) Modalità del trattamento

I dati personali sono trattati in formato cartaceo e/o con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti.

Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
La informiamo che, per fornire un servizio completo, sono presenti link ad altri siti web gestiti da altri titolari. Si declina ogni responsabilità in caso di errori, contenuti, cookies, pubblicazioni di contenuto immorale, illecito, pubblicità, banner o files non conformi alle disposizoni normative vigenti e del rispetto della normativa Privacy da parte di siti non gestiti dalla Monasterio di Gianluca Sordini Sas a cui si fa riferimento.

4.2) Prenotazioni telefoniche, via email o via fax

I dati sulle prenotazioni saranno trattati con modalità elettroniche e cartacee per garantire la prenotazione della camera\e alle condizioni concordate.

I dati saranno registrati all’interno di nostre banche dati elettroniche accessibili a personale debitamente incaricato ed istruito in materia di sicurezza e riservatezza dei dati personali.

Per confermare la prenotazione sarà necessaria una carta di credito data a garanzia fermo restando che il cliente potrà decidere di pagare in contanti al termine del soggiorno.

Qualora si formalizzasse la vendita del servizio utilizzando le coordinate di posta elettronica del cliente, il Monastero Fortezza di Santo Spirito potrà eventualualmente registrare l’indirizzo email del cliente nella sua newsletter ed inviare email di natura commerciale e promozionale garantendo sempre il libero esercizio di cancellazione da parte del cliente alla newsletter già dalla prima email inviata.

4.3) Newsletter

L’invio di materiale promozionale e commerciale può essere curato direttamente dalla società Monasterio di Gianluca Sordini s.a.s. attraverso Monastero Fortezza di Santo Spirito.

La Monasterio di Gianluca Sordini s.a.s. attraverso Monastero Fortezza di Santo Spirito può registrare l’interessato nella newsletter qualora:

• L’interessato abbia manifestato il consenso scritto in fase di conferma prenotazione o nella modulistica contrattuale della società (per i contratti di convenzione, di agenzia, congressuali e di vendita più in generale dei servizi della struttura ricettiva).
• L’interessato abbia dato il suo consenso scritto in fase di check in nella schedina di notifica delle generalità.
• L’interessato abbia acquistato il servizio della struttura ricettiva utilizzando il suo account di posta elettronica e non abbia espressamente esercitato il diritto di non ricevere materiale promozionale e commerciale.

È facoltà dell’interessato esercitare in qualsiasi momento il diritto di cancellazione dalla newsletter ai sensi della GDPR UE 679/2016.

4.4) Procedura di Check In e trascrizione delle generalità del cliente nella schedina di notifica

La legislazione Italiana impone di registrare le generalità del cliente all’atto del suo arrivo in Hotel in una schedina di notifica che deve essere trasmessa entro le 24 ore successive alla Pubblica Sicurezza.

Il Monastero Fortezza di Santo Spirito assolve questo obbligo trasmettendo le generalità dei suoi graditi ospiti in formato elettronico alla Questura di competenza.

Per garantire inoltre il libero esercizio del diritto di scelta per quei trattamenti la cui natura del conferimento non è obbligatoria, il Monastero Fortezza di Santo Spirito chiede al cliente all’atto della registrazione delle sue generalità nella schedina di notifica, i seguenti consensi nel rispetto delle procedure:

1. L’autorizzazione o il diniego alla comunicazione esterna dei dati relativi al soggiorno e della sua famiglia eventualmente a seguito, al fine esclusivo di consentire la funzione di ricevimento di messaggi, posta e telefonate a lui\loro indirizzati.
2. L’autorizzazione o il diniego alla conservazione dei dati anagrafici del cliente al fine di accelerare le procedure di registrazione in caso dei suoi successivi soggiorni futuri. La procedura in oggetto si manifesta evitando di stampare in automatico i dati del cliente nella schedina di notifica, trascrivendo nuovamente tutti i dati dello stesso all’atto del check in (il documento sarà chiesto comunque in entrambi i casi).
3. L’autorizzazione o il diniego ad inviare al domicilio del cliente e a trasmettergli anche mediante posta elettronica, periodica documentazione sugli aggiornamenti delle tariffe e delle offerte praticate dall’Hotel e a trasmettergli mediante il servizio di posta elettronica, il questionario di soddisfazione cliente.

Qualora il cliente si rifiutasse di fornire le sue generalità ,all’atto del check in, il Monastero Fortezza di Santo Spirito non potrà ospitarlo presso la struttura.

I dati personali del cliente forniti in fase di Check In saranno trattati dal personale interno al Monastero Fortezza di Santo Spirito dalla Monasterio di Gianluca Sordini s.a.s., incaricato al trattamento ed opportunamente istruito in materia di sicurezza dei dati personali e del diritto alla privacy, e potranno essere comunicati:

1. Ad Enti o Uffici Pubblici in funzione degli obblighi di legge e/o contrattuali.
2. Alle autorità competenti per l’obbligo di registrazione dei clienti.
3. A società di recupero crediti e ad istituti bancari per la gestione degli incassi e pagamenti derivanti dall’esecuzione dei servizi resi.
4. A fornitori – terze parti (società di noleggio, ecc.) per soddisfare l’erogazione dei servizi richiesti dal cliente; e) ad eventuali consulenti e società esterne appositamente incaricate che per nostro conto svolgono attività di consulenza contabile, fiscale e tributaria.

Rimane libera prerogativa del cliente esercitare i suoi diritti contattando il Responsabile del trattamento dei dati rappresentato dalla Monasterio di Gianluca Sordini s.a.s..

5) Diritti degli interessati

I soggetti cui si riferiscono i dati personali hanno il diritto in qualunque momento di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei medesimi dati e di conoscerne il contenuto e l’origine, verificarne l’esattezza o chiederne l’integrazione o l’aggiornamento, oppure la rettificazione.
Ai sensi del medesimo articolo si ha il diritto di chiedere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, nonché di opporsi in ogni caso, per motivi legittimi, al loro trattamento.

Le richieste vanno rivolte al Responsabile del trattamento.

6) Aggiornamento Privacy Policy

Il presente documento, pubblicato nel sito http://www.monasterosantospirito.it costituisce la “Privacy Policy” del Monastero Fortezza di Santo Spirito è stato aggiornato alle nuove direttive GDPR e potrebbe essere soggetto ad aggiornamenti.