In questo documento si descrivono le modalità di gestione del sito Web in riferimento al trattamento dei dati personali degli utenti che lo consultano e si riporta la politica di sicurezza sui dati personali che la società Monasterio di Gianluca Sordini s.a.s. adotta per il Monastero Fortezza di Santo Spirito.

Si tratta di un’informativa che è resa anche ai sensi dell’art. 13 del D. Lgs. n. 196/2003 – Codice in materia di protezione dei dati personali a coloro che interagiscono con i servizi web del Monastero Fortezza di Santo Spirito accessibili per via telematica a partire dall’indirizzo: http://www.monasterosantospirito.it

L’informativa è resa solo per il sito www.monasterosantospirito.it e non anche per altri siti web eventualmente consultati dall’utente tramite link.

L’informativa si ispira anche alla Raccomandazione n. 2/2001 che le autorità europee per la protezione dei dati personali, riunite nel Gruppo istituito dall’art. 29 della direttiva n. 95/46/CE, hanno adottato il 17 maggio 2001 per individuare alcuni requisiti minimi per la raccolta di dati personali on-line, e, in particolare, le modalità, i tempi e la natura delle informazioni che i titolari del trattamento devono fornire agli utenti quando questi si collegano a pagine web, indipendentemente dagli scopi del collegamento.

L’informativa risponde inoltre alle Prescrizioni del Garante del 19 giugno 2008 relativamente alle “Semplificazioni di taluni adempimenti in ambito pubblico e privato rispetto a trattamenti per finalità amministrative e contabili”. [Gazzetta Ufficiale 1° luglio 2008, n. 152] fornendo attraverso questo sito internet un’informativa completa ed esaustiva che riguarda i singoli trattamenti possibili nel Monastero Fortezza di Santo Spirito per gli interessati al trattamento.

1) Il “Titolare” del trattamento

Ai sensi dell’art. 28 del D. Lgs. 196/2003, Titolare del trattamento dei Dati personali è la società Monasterio di Gianluca Sordini s.a.s. con sede legale in Via Santo Spirito – 67040 Ocre (AQ) nella persona del suo legale rappresentante Gianluca Sordini.

2) Il “Responsabile” del trattamento

Il Responsabile del trattamento dei dati personali relativi ai servizi web di questo sito è la società Monasterio di Gianluca Sordini s.a.s. Via Santo Spirito – 67040 Ocre(AQ) – Email: info@monasterosantospirito.
L’elenco completo ed aggiornato di tutti i responsabili per il trattamento dei dati personali è reperibile, previa richiesta, al Titolare del trattamento.

4) Finalità del trattamento

In questa sezione si riportano le varie finalità di trattamento divise per i servizi web ed i servizi resi direttamente presso la sede del Monastero Fortezza di Santo Spirito.

4.1) Per i naviganti del sito web

I dati personali forniti volontariamente e facoltativamente dagli utenti che inoltrano richieste per ricevere informazioni sui servizi della struttura ricettiva (prezzi, disponibilità delle camere e delle sale congressi, ecc.), sono utilizzati al solo fine di eseguire il servizio o la prestazione richiesta e non sono comunicati a terzi salvo che la comunicazione sia imposta da obblighi di legge o sia strettamente pertinente e necessaria per l’adempimento delle richieste.

In particolare, i dati personali forniti volontariamente dagli interessati del trattamento saranno raccolti con modalità telematiche e trattati, anche con l’ausilio di mezzi elettronici, direttamente e/o tramite terzi delegati (società per il servizio di posta elettronica, società per l’hosting del sito web) per le seguenti finalità:

• Essere contatti dal personale del Monastero Fortezza di Santo Spirito via email per la gestione di esplicite richieste o delucidazioni inserite nel campo “cosa possiamo fare per te” della sezione “Contatti”.
• Predisporre l’erogazione dei servizi in base alle esplicite richieste inserite nel campo “cosa possiamo fare per te”.
  Il trattamento dei dati personali in oggetto può contemplare la gestione di dati sensibili così come definiti dall’art. art. 4 comma 1 lettera d) del D. Lgs. 196/2003 (esempio richiesta di camera per disabili o di particolari regimi alimentari, comunicazione di allergie alimentari, richieste di cuscini o lenzuola anallergici, ecc. ). Il trattamento in oggetto sarà conformato all’Autorizzazione generale n. 5/2005 del Garante della Privacy che autorizza il trattamento di dati sensibili di soggetti ai quali sono forniti beni, prestazioni o servizi, in misura strettamente pertinente a quanto specificamente richiesto dall’interessato.
• Verificare la disponibilità della camera richiesta a fronte delle informazioni anonime inserite quali la tipologia di camera, la data di arrivo, la data di partenza, e successivamente per perfezionare l’acquisto del servizio fornendo i propri dati comuni quali nome, cognome, indirizzo email, telefono ed estremi della carta di credito; permettere di effettuare e confermare la prenotazione fornendo a garanzia i dati della propria carta di credito. In questo caso, in assenza di un Vs. esplicito diniego, si eserciterà infatti il comma 4 dell’art. 130 del D. Lgs. 196/2003.
• Finalità statistiche in forma anonima (per valutare il numero di accessi, ecc.).

In particolare i dati del titolare della carta di credito fornita a garanzia saranno trattati per le seguenti finalità:

• Per l’inserimento delle anagrafiche dei clienti all’interno del sistema informativo aziendale.
• Per l’emissione di fatture ed adempiere ad obblighi amministrativi, contabili e fiscali.
• Per la gestione degli incassi e dei pagamenti.
• Per applicare la penale in caso di cancellazione della prenotazione.

4.1.1) Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento di questo sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet.

Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti.

In questa categoria di dati rientrano gli indirizzi IP o i nomi a dominio dei computer utilizzati dagli utenti che si connettono al sito, gli indirizzi in notazione URI (Uniform Resource Identifier) delle risorse richieste, l’orario della richiesta, il metodo utilizzato nel sottoporre la richiesta al server, la dimensione del file ottenuto in risposta, il codice numerico indicante lo stato della risposta data dal server (buon fine, errore, ecc.) ed altri parametri relativi al sistema operativo e all’ambiente informatico dell’utente.

Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull’uso del sito e per controllarne il corretto funzionamento e vengono cancellati immediatamente dopo l’elaborazione. I dati potrebbero essere utilizzati per l’accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici ai danni del sito: salva questa eventualità, i dati sui contatti web non persistono per più di sette giorni.

4.1.2) Dati forniti volontariamente dall’utente

L’invio facoltativo, esplicito e volontario di posta elettronica agli indirizzi indicati su questo sito comporta la successiva acquisizione dell’indirizzo del mittente, necessario per rispondere alle richieste, nonché degli eventuali altri dati personali inseriti nella missiva.

4.1.3) Cookies

Nessun dato personale degli utenti viene in proposito acquisito dal sito.

Non viene fatto uso di cookies per la trasmissione di informazioni di carattere personale, né vengono utilizzati c.d. cookies persistenti di alcun tipo, ovvero sistemi per il tracciamento degli utenti.

L’uso di c.d. cookies di sessione (che non vengono memorizzati in modo persistente sul computer dell’utente e svaniscono con la chiusura del browser) è strettamente limitato alla trasmissione di identificativi di sessione (costituiti da numeri casuali generati dal server) necessari per consentire l’esplorazione sicura ed efficiente del sito.

I c.d. cookies di sessione utilizzati in questo sito evitano il ricorso ad altre tecniche informatiche potenzialmente pregiudizievoli per la riservatezza della navigazione degli utenti e non consentono l’acquisizione di dati personali identificativi dell’utente.

4.1.4) Facoltatività del conferimento dei dati

A parte quanto specificato per i dati di navigazione, l’utente è libero di fornire i dati personali nei vari moduli di richiesta informazioni a Monastero Fortezza di Santo Spirito.

Il conferimento dei dati personali ed il relativo consenso al trattamento sono necessari per poter usufruire dei servizi offerti.

Il mancato conferimento dei dati, il mancato consenso o la successiva revoca può comportare l’impossibilità di ottenere quanto richiesto.

4.1.5) Modalità del trattamento

I dati personali sono trattati in formato cartaceo e/o con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti.

Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
La informiamo che, per fornire un servizio completo, sono presenti link ad altri siti web gestiti da altri titolari. Si declina ogni responsabilità in caso di errori, contenuti, cookies, pubblicazioni di contenuto immorale, illecito, pubblicità, banner o files non conformi alle disposizoni normative vigenti e del rispetto della normativa Privacy da parte di siti non gestiti dalla Monasterio di Gianluca Sordini Sas a cui si fa riferimento.

4.2) Prenotazioni telefoniche, via email o via fax

I dati sulle prenotazioni saranno trattati con modalità elettroniche e cartacee per garantire la prenotazione della camera\e alle condizioni concordate.

I dati saranno registrati all’interno di nostre banche dati elettroniche accessibili a personale debitamente incaricato ed istruito in materia di sicurezza e riservatezza dei dati personali.

Per confermare la prenotazione sarà necessaria una carta di credito data a garanzia fermo restando che il cliente potrà decidere di pagare in contanti al termine del soggiorno.

Qualora si formalizzasse la vendita del servizio utilizzando le coordinate di posta elettronica del cliente, il Monastero Fortezza di Santo Spirito potrà esercitare il comma 4 dell’art. 130 D. Lgs. 196/2003 ovvero registrare l’indirizzo email del cliente nella sua newsletter ed inviare email di natura commerciale e promozionale garantendo sempre il libero esercizio di cancellazione da parte del cliente alla newsletter già dalla prima email inviata.

4.3) Newsletter

L’invio di materiale promozionale e commerciale può essere curato direttamente dalla società Monasterio di Gianluca Sordini s.a.s. attraverso Monastero Fortezza di Santo Spirito.

La Monasterio di Gianluca Sordini s.a.s. attraverso Monastero Fortezza di Santo Spirito può registrare l’interessato nella newsletter qualora:

• L’interessato abbia manifestato il consenso scritto in fase di conferma prenotazione o nella modulistica contrattuale della società (per i contratti di convenzione, di agenzia, congressuali e di vendita più in generale dei servizi della struttura ricettiva).
• L’interessato abbia dato il suo consenso scritto in fase di check in nella schedina di notifica delle generalità.
• L’interessato abbia acquistato il servizio della struttura ricettiva utilizzando il suo account di posta elettronica e non abbia espressamente esercitato il diritto di non ricevere materiale promozionale e commerciale. In questo caso la Monasterio di Gianluca Sordini S.a.s potrà esercitare il comma 4 dell’art. 130 D. Lgs. 196/2003 ovvero registrare l’indirizzo email del cliente nella sua newsletter ed inviare email di natura commerciale e promozionale garantendo sempre il libero esercizio di cancellazione da parte del cliente alla newsletter già dalla prima email inviata.

E’ facoltà dell’interessato esercitare in qualsiasi momento il diritto di cancellazione dalla newsletter ai sensi dell’art. 7 del D. Lgs. 196/2003.

4.4) Procedura di Check In e trascrizione delle generalità del cliente nella schedina di notifica

La legislazione Italiana impone in base all’Art. 109 del Testo Unico delle leggi di Pubblica Sicurezza nonché alla legge n. 135 del 29 marzo 2001 (Riforma della legislazione nazionale del turismo), di registrare le generalità del cliente all’atto del suo arrivo in Hotel in una schedina di notifica che deve essere trasmessa entro le 24 ore successive alla Pubblica Sicurezza.

Il Monastero Fortezza di Santo Spirito assolve questo obbligo trasmettendo le generalità dei suoi graditi ospiti in formato elettronico alla Questura di competenza.

Per garantire inoltre il libero esercizio del diritto di scelta per quei trattamenti la cui natura del conferimento non è obbligatoria, il Monastero Fortezza di Santo Spirito chiede al cliente all’atto della registrazione delle sue generalità nella schedina di notifica, i seguenti consensi nel rispetto dell’art. 23 del D. Lgs. 196/2003:

1. L’autorizzazione o il diniego alla comunicazione esterna dei dati relativi al soggiorno e della sua famiglia eventualmente a seguito, al fine esclusivo di consentire la funzione di ricevimento di messaggi, posta e telefonate a lui\loro indirizzati.
2. L’autorizzazione o il diniego alla conservazione dei dati anagrafici del cliente al fine di accelerare le procedure di registrazione in caso dei suoi successivi soggiorni futuri. La procedura in oggetto si manifesta evitando di stampare in automatico i dati del cliente nella schedina di notifica, trascrivendo nuovamente tutti i dati dello stesso all’atto del check in (il documento sarà chiesto comunque in entrambi i casi).
3. L’autorizzazione o il diniego ad inviare al domicilio del cliente e a trasmettergli anche mediante posta elettronica, periodica documentazione sugli aggiornamenti delle tariffe e delle offerte praticate dall’Hotel e a trasmettergli mediante il servizio di posta elettronica, il questionario di soddisfazione cliente.

Qualora il cliente si rifiutasse di fornire le sue generalità ,all’atto del check in, il Monastero Fortezza di Santo Spirito non potrà ospitarlo presso la struttura.

I dati personali del cliente forniti in fase di check in saranno trattati dal personale interno al Monastero Fortezza di Santo Spirito dalla Monasterio di Gianluca Sordini s.a.s., incaricato al trattamento ed opportunamente istruito in materia di sicurezza dei dati personali e del diritto alla privacy, e potranno essere comunicati:

1. Ad Enti o Uffici Pubblici in funzione degli obblighi di legge e/o contrattuali.
2. Alle autorità competenti per l’obbligo di registrazione dei clienti, in base all’Art. 109 del Testo Unico delle leggi di Pubblica Sicurezza nonché in base alla legge n. 135 del 29 marzo 2001 (Riforma della legislazione nazionale del turismo).
3. A società di recupero crediti e ad istituti bancari per la gestione degli incassi e pagamenti derivanti dall’esecuzione dei servizi resi.
4. A fornitori – terze parti (società di noleggio, ecc.) per soddisfare l’erogazione dei servizi richiesti dal cliente; e) ad eventuali consulenti e società esterne appositamente incaricate che per nostro conto svolgono attività di consulenza contabile, fiscale e tributaria.

Rimane libera prerogativa del cliente esercitare i suoi diritti ai sensi dell’art. 7 del D. Lgs. 196/2003, contattando il Responsabile del trattamento dei dati rappresentato dalla Monasterio di Gianuca Sordini s.a.s..

5) Diritti degli interessati

I soggetti cui si riferiscono i dati personali hanno il diritto in qualunque momento di ottenere la conferma dell’esistenza o meno dei medesimi dati e di conoscerne il contenuto e l’origine, verificarne l’esattezza o chiederne l’integrazione o l’aggiornamento, oppure la rettificazione (art. 7 del D. Lgs. n. 196/2003).

Ai sensi del medesimo articolo si ha il diritto di chiedere la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, nonché di opporsi in ogni caso, per motivi legittimi, al loro trattamento.

Le richieste vanno rivolte al Responsabile del trattamento.

Di seguito si riportano per esteso i diritti dell’interessato.

Art. 7 del D.Lgs. n. 196/2003 – Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti
1. L’interessato ha diritto di ottenere la conferma dell’esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
2. L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione:
   • dell’ origine dei dati personali;
   • delle finalità e modalità del trattamento;
   • della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
   • degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’articolo 5, comma 2;
   • dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
3. L’interessato ha diritto di ottenere:
   • l’aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l’integrazione dei dati;
   • la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
   • l’attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
4. L’interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:
   • per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
   • al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

6) Aggiornamento Privacy Policy

Il presente documento, pubblicato nel sito http://www.monasterosantospirito.it costituisce la “Privacy Policy” del Monastero Fortezza di Santo Spirito e sarà soggetto ad aggiornamenti.